寄发征求函 问诊低效率
顾永恒 孙卓
中国财经报 2004-03-24 10:07:46
编者的话
对所有发放中标通知书的采购项目相关采购人、中标供应商及未中标供应商都寄发一份《政府采购意见征求函》，并有专人收集、分析反馈意见。2003年江苏省省级行政机关政府采购中心通过发放《意见征求函》，公开接受社会公众的意见、建议与监督，有效地促进了中心采购
工作的不断进步和发展。《意见征求函》成为采购中心联系采购人、供应商的桥梁和纽带。应该说，《意见征求函》不只是个摆设，该中心在统计分析后发现，政府采购当事人意见最集中的就是采购效率问题。为了找出原因、改进工作，中心就采购效率问题撰写了一份调研报告。本版特刊发此调研报告，希望大家共同找出采购效率不高的症结所在。也期望各地政府采购部门能从调研报告中得到一些启发和借鉴。
关于采购效率的调研报告
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问题
采购周期长、回款时间长等有关效率问题是《意见征求函》中反映最集中的。从政府采购征求意见统计分析中可见，江苏省省级行政机关政府采购中心在2003年1—11月回收的259份征求函中，有50份对中心的工作提出了改进建议，其中反映“采购周期长”和“回款时间长”的征求函有13份。
从13份涉及采购效率的征求函中可知，北京高伟达科技发展公司和南京天地成系统集成有限公司反映的是开标后评委评标时间较长；南京华汉办公用品有限公司反映回款较慢；省外经厅和省台办两个单位反映的是同一个采购项目；省级机关工委、省外经厅、南京安东数码科技有限公司3个单位反映的也是同一个采购项目。反映采购中心工作效率的共涉及采购项目7个。
现状
让我们不妨来看看这7个采购项目。从当事人看，共涉及采购人60个单位，涉及供应商25个单位，采购预算478万元，采购合同金额367万元。从采购方式看，6个是询价采购，占86％；只有1个是公开招标（SJC200306395）。从采购项目种类来看，现代办公设备为4个，占57％；计算机及外设2个，占29％；显示屏及触摸屏1个，占14％。从采购项目组成看，除SJC200304323和SJC200306395两个项目外，其它5个项目标的内容都比较杂乱。
江苏省省级机关政府采购中心通过查阅档案，查出7个项目的采购进展时间，涉及以下环节：财政厅下达的采购计划号及下达时间、中心接受委托、需求核对、下任务单、发标、开标评标、公示期、发中标通知书、合同签发等。为了进一步了解情况，中心通过走访、函调、电话等方式联系相关采购人、供应商，了解采购人采购计划的申报时间、供应商履行合同及收到货款时间等，并对7个采购项目进行了统计和分析。
分析
在调查、询问和统计分析后，中心发现审批项目时间和支付货款时间太长，导致采购人、供应商意见很大。
1、现代办公设备的平均采购时间（从接受委托到合同签发）约36天，而从报计划到供应商收到货款平均约134天，实际采购时间只占整个时间的27％。了解到的4个项目中，采购人采购计划的审批时间平均为56天。
2、采购需求核对、制作招标文件时间过长。SJC200310458现代办公设备，采购时间62天，其中需求核对、制作招标文件等50天。SJC200310462数码摄录器材，采购时间37天，其中需求核对、制作招标文件等27天。
3、合同不能及时履行，付款时间较长。SJC200304323项目从接受委托到供应商接到款共计215天，合同履行及支付用了192天。SJC200306402项目从接受委托到供应商接到款共计81天，合同履行及支付47天。SJC200305380项目从报支付申请至款到为45天。SJC200310462项目采购人报支付申请为11月10日，但供应商直到中心对征求函进行调查时仍未收到款，至少30天。因目前的财政直接支付方式，合同本身就不能承诺在什么时间内付款，只能笼统地讲按财政部门政府采购的有关规定付款，而这个有关规定只有财政的经手人才知道或掌握。
结论
政府采购确实存在采购效率不高的情况。
原因
1、《政府采购法》规定的集中采购机构进行政府采购的程序比之单位自行采购程序复杂、环节多。现行政府采购的全过程分为三个阶段：
第一阶段，采购人在财政批准的政府采购预算范围内，按月向财政厅业务部门填报项目采购计划，业务部门审批后，财政厅政府采购管理处定期审批并下达政府采购计划。
第二阶段，采购人根据财政厅政府采购管理处批准的采购计划委托集中采购机构采购，要经过委托、核对采购需求、制定采购方案、制定招标文件、公告、投标、评标、中标公示、最后签订采购合同，完成采购。
有的采购人误以为，采购人报了采购计划就是已经办理了采购委托，殊不知，最关键的采购委托实质并没有办理，采购过程发生了脱节。
第三个阶段，供应商履行合同、采购人验收、向财政厅申请支付货款、财政部门审核并支付货款。
2、采购人委托的时间分散，从每月的1日到30日，采购人随时都有委托，而采购人一委托就希望集中采购机构立即采购，但是，如果采购品种数量过少，又不能吸引供应商来投标，从而增加采购成本，对于提高采购效益又不利。而相对集中，就有等待的时间问题。因此，适当地划分批次才能兼顾采购效率与效益两个方面。
3、采购人委托的采购，品种规格复杂，现行采购办公设备品牌都是采购人指定，都是由不同的具体经办人定好规格型号，集中采购机构不能做任何改变。虽然数量不少，但具体到某一个品种就是一、两台，按照政府采购的程序和合同的要求，供应商毫无兴趣。
4、与集中采购机构人手紧张，采购人员的业务能力、专业水平不高也有一定的关系。江苏省省级机关政府采购中心现在只有2名非专业的正式人员，其余皆为借用或临时聘用，而采购需要的是又红又专的熟练工。
5、意见多集中在现代办公设备的采购项目上，是因为采购人需要用了才想起买，而购买又不能像原来自行采购时想买就买，对财政部门规定的过程和集中采购的程序认识不充分。
对策
1、不定货物品牌。通过制定政策和有效引导，解决采购人对日常办公用品随意指定品牌型号的问题，如某个项目，只有1个项目，却涉及12个采购单位、5个品牌、13个型号规格，采购中心工作人员和供应商谁见了都心慌，没有意见反而不正常。
2、强化项目管理。集中采购机构科学设置采购程序，制定各个采购环节的工作规范，明确每个环节的工作时限，并严格监督执行。
3、推行电子商务。对一些品种繁多、数量较少、技术要求不高的现代办公设备实行即时网上报价采购。
4、改进采购方式。对通用产品满足基本的需要，可以采用一次招标确定中、高、低三个档次，指定供货，有特殊要求的单独采购。
5、提高队伍素质。加强集中采购机构的队伍建设，在人员配备、设备设施上创造必要的条件。加大采购人员的培训教育力度，逐步实现采购人员的专业化。
6、及时支付货款。供应商履行合同后，如果财政部门坚持由财政部门支付款项，就应该明确承诺，在收到付款申请一个或者两个工作日内支付款项。
7、减化报批程序。采购人每年的政府采购预算都已经财政部门审核批准，采购人按批准的采购预算进行采购即可，如果采购人的采购预算需要发生变化则应按规定再报批。
发放征求函的基本情况
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2003年以来，江苏省省级行政机关政府采购中心对所有公开招标、询价采购、竞争性谈判和单一来源采购项目的相关采购人、供应商共发放“意见征求函”约468份，回收287份，回收率为61．3％。其中，采购单位回函70份，供应商回函217份，各占总回函数的24．4％和75．6％。有书面意见的征求函139份，占总回函数的48．4％；没有书面意见的征求函（打钩选择）144份，占总回函数的50．2％；无任何意见的4份，占总回函数的1．4％。
从反馈情况来看，144份打钩选择项目的征求函中：表示满意的137份，占总回函数的95％；表示能够接受的7份，占5％。139份有书面意见的征求函中，表扬意见的有85份，占总回函数的29．6％。中心在服务质量和采购程序方面做得比较突出，得到大多数采购人和供应商的赞赏。这两项意见占到表扬意见的80％；直接表扬中心工作人员和工作效率高的分别占12．9％和7．1％。
在对采购中心的工作做出选择性评价的同时，提改进意见的有54份，占总回函数的18．8％。从下表中可以看出，采购当事人认为中心在工作效率、信息披露、采购程序和供应商售后服务方面还存在一定的不足，需要不断改进。
表一：
政府采购征求意见统计分析
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2003年1月至11月份，采购中心内审室累计发出《政府采购意见征求表》398份，回收259份，回收率65%。
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评价方式
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具体意见
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份数
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一、选择性
总体评价
（129份）
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满意
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120
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能够接受
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7
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没有填写
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2
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二、选择性总体评价外另有书面意见
（130份）
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鼓励表扬意见
（80份）
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程序规范
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30
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服务周到
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38
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其它表扬
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12
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批评建议意见
（50份）
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采购时间
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11
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信息披露
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8
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采购程序
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7
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售后服务
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6
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评标方法
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6
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采购文件
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4
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及时付款
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2
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货物质量
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2
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采购结果
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2
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供应商资质
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1
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供货不及时
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1
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