苏机采[2003]71号  

    一、采购档案移交与接收

    （一）、采购档案的移交

    1、经办人应于项目合同签订后3个工作日内将项目文件整理移交给档案管理人员。 相关的文件资料包括：委托协议书、采购委托单、采购计划、采购方式确定报告及审批文件、采购公告及证明文件、采购活动记录、招标文件、投标文件、开标会供应商及来宾签到表、开标一览表、评标办法、评标工作底稿、评标意见书、定标单位确认文件、中标通知书、合同、验收证明、公证书、定点单位的报价文件、质疑及答复文件、项目评估报告等相关文件资料。

    2、整理并填写“政府采购档案目录表”（式样附后），一式两份。并由接受人签收。

    3、“政府采购档案目录表”中规定的文件内容必须具备，其他内容如发生也必须具有。

    4、移交采购档案的文件必须是符合本次采购方式、采购程序合法有效文件且都应为原件。如为复制件应注明原件存放处并签名。

    5、对于暂时缺少采购文件的档案要书面说明原因并及时补齐，如遗失的对无法补齐的采购档案应书面说明原因并及时报告中心主任。

    （二）采购档案的接收

    1、档案接收人应按照“政府采购档案目录表”进行核对。

    2、对于符合要求的采购文件要签收，并保存一份“政府采购档案目录表”一同放入档案袋。

    3、档案袋进行统一编号，并及时进行登记。采购文件缺项少页的，要及时通知项目经办人补齐。暂时不能补齐的应要求项目经办人书面说明原因及时报告分管领导。

    4、采购档案管理人员要及时核查已接受未完全完成的项目档案，原则上每星期进行一次，月终再检查一次。并填制“月度采购档案归档登记表”（附后），注明完整归档项目和未完整归档项目。

    二、采购档案存档

    1、 已完成采购项目档案按照档案文件目录顺序整理，目录名称、文件页数以及备注都要填写清楚。档案整理时要顺页、朝左、顶齐，页面小于16开张的要用A4纸复印并将原件粘贴在复印件上。

    2、 同一采购任务（委托）单编号的有多个合同或多个支付申请的采购档案应当存放在一起。

    3、 同一支付申请而有多个采购任务（委托）单或多个合同的采购档案要以支付申请中排在第一的采购任务（委托）单编号存档，并在其他采购任务（委托）单上注明此档案已存放于某采购任务（委托）单编号中。

    4、 项目未完成的采购档案除按已完成采购过程采购档案要求整理外，还应做好标识，分别用铁夹夹好放入档案袋中，待采购过程完成，采购文件齐全后再按规定要求整理。

    5、采购档案整理完毕经办人签字后，应交综合部负责人核对并签署意见，再报送内审室审核后装订。

    6、对所有装订好的政府采购档案须登记造册，按政府采购编号顺序编定。统一编制档案登记号。

    7、存档的档案，应按档案登记号顺序放入指定的铁皮文件柜中，摆放整齐，目录清楚。

    8、档案管理人应于每月上旬查看采购档案有无受潮、虫蛀、破损等现象。档案管理部门负责人在每年1月份查看档案归档、保管情况，并将检查情况书面向主任报告。

    三、采购档案管理与查阅

    1、 中心工作人员查阅采购档案应经档案管理部门负责人同意，非本中心人员查阅采购档案应报中心分管主任批准。

    2、 查阅人应办理查阅登记手续，在登记簿上注明查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅内容、复制内容和归还时间。

    3、 查阅档案为现场查阅，采购档案不得带出采购中心。

    4、 查阅人如需要复印档案，须报分管主任同意后由档案管理人员复制，并在登记簿上注明复印内容及档案的具体卷号、页数。

    5、 档案管理人员要提醒查阅人员对采购档案相关内容具有保密义务。

    四、档案的销毁

    1、 每月档案管理人员应对采购中相关的投标文件副本在合同签订后及时整理并登记造册，请项目经办人签字认可后另行集中存放待销毁。

    2、 对于到期的采购档案，由档案管理人员每年上半年一次编写销毁清册。经内审室审定，报主任批准。

    3、 对需要销毁的档案，监销人员应逐件核对。

    4、 所有采购档案均送保密纸回收点销毁。在销毁清单中附存销毁点回收证明文件。

二00三年四月十五日