苏机采[2003]117号  

    第一条 为了加强对省级行政机关政府采购档案的管理，有效地保护和利用政府采购档案，更好地为采购工作服务，根据中华人民共和国《档案法》和《政府采购法》的有关规定，结合省级行政机关政府采购组织实施的具体情况，制定本暂行办法。
    第二条 档案内容 江苏省省级行政机关政府采购档案（以下简称采购档案）是指与采购业务活动有关的文件和资料，包括：委托协议书、采购委托单、采购计划、采购方式确定报告及审批文件、采购公告及证明文件、采购活动记录、招标文件、投标文件（正本）、开标会供应商及来宾签到表、开标一览表、评标办法、评标工作底稿、评标意见书、定标单位确认文件、中标通知书、合同、验收证明、公证书、定点单位的报价文件、质疑及答复文件、项目评估报告等相关文件资料。不同采购方式的采购档案按“政府采购档案目录表”（附后）的要求办理。
    第三条 档案保管 政府采购档案的保管期限从每年档案装订归档后的下一年起，保存十五年。
    第四条 档案归档 采购项目档案，先由采购业务项目经办人在每个项目采购合同签订后或项目完成时，将项目档案文件交于档案管理员归档。档案管理员整理档案，按采购方式分别填写采购档案目录，交由内审室审定后装订成册，并按照采购编号顺序登记造册、统一编号、归档。 采购计划、定点采购报价单、采购委托单和采购方式确定报告及批示等其他采购方面的档案，按月由经办人员交给档案管理人员，档案管理员在年度终分类一次装订成册。
    第五条 档案管理 档案管理人员每月应对照采购编号查对采购项目档案是否及时归档，并在年终按当年采购编号查对所有编号的项目档案是否全部归档，如未及时归档的，应查明原因报告领导。在年度终了应按当年采购编号顺序编制采购业务档案归档索引目录。 档案应按年度顺序分类保存，所有采购档案均应存放在铁皮文件柜中，档案管理人员应定期查看采购档案有无丢失、受潮、虫蛀和破损等现象。
    第六条 档案查阅 本单位人员经档案管理部门负责人同意，外单位人员在填写《采购档案查阅申请单》后，经中心负责人批准，可以在现场查阅采购档案。查阅人如需对档案内容进行复印的，必须另外报请中心领导批准，并由档案管理员为其复印。档案的查阅和复印人员，严禁涂改、拆封、抽换和毁坏采购业务档案。档案管理人员和档案查阅人员应对档案内容保密制度。
    第七条 档案销毁 采购中投标文件（副本）和到期的采购档案应及时销毁。销毁采购档案按如下程序办理：
    （一） 每年上半年由档案管理人员提出销毁意见，编制采购档案销毁清册，列出需销毁采购业务档案的名称、册数、起止年限、应保管期限等内容。
    （二） 销毁意见经内审室审定后，报中心负责人审批。并指定监销人员参加。
    （三） 监销人员在销毁采购业务档案时，应按照采购业务档案销毁清册所列内容清点、核对所需销毁的档案；销毁后，应当在采购业务档案销毁清册上签名盖章。
    第八条 本办法自颁布之日起执行。

江苏省省级行政机关政府采购中心
二00三年四月十五日