发布时间:2004-1-14

    《政府采购意见征求函》是江苏省省级行政机关政府中心一贯坚持和倡导的，是中心联系采购人、供应商的桥梁和纽带。一年来通过发放《意见征求函》公开接受社会公众的意见、建议与监督，有效地促进了我采购中心的政府采购工作的不断进步和发展。现将一年来的情况总结如下：

    一、 基本情况
    1、总体发放及返馈统计。

    一年来中心综合部对所有公开招标、询价采购、竞争性谈判和单一来源采购项目的相关采购人、供应商共发放“意见征求函”约468份，回收函共计287份, 回收率为61.3%。其中：采购单位回函70份；供应商回函217份。各占总回函数的24.4%和75.6%。有书面意见的征求函139份，占总回函数的48.4%；没有书面意见的征求函（打钩选择）144份，占总回函数的50.2%；无任何意见的4份，占总回函数的1.4%。

    2、返馈情况列表。
    （1）144份打钩选择项目的征求函中：表示满意的137份，占总回函数的95%；表示能够接受的7份，占5%。

    （2）139份有书面意见的征求函中：表扬意见的有85份，占总回函数的29.6%。下列表说明：我中心在服务质量和采购程序方面做得比较突出，并得到大多数采购人和供应商的赞赏。这两项意见占到表扬意见的80%；直接表扬中心工作人员和工作效率高分别占12.9%和7.1%。

    在对采购中心的工作做出选择性评价的同时，提改进意见的有54份，占总回函数的18.8%。下列表可以看出：采购当事人认为我中心在工作效率、信息披露、采购程序和供应商售后服务方面还存在一定的不足。需要不断改进。

    二、反馈意见的处理情况
     1、对反馈意见能够及时处理，并不断完善采购工作。一年来中心综合部对所有发放中标通知书的采购项目相关采购人、中标供应商及未中标供应商都寄发一份《意见征求函》，并请他们提出宝贵意见。对于反馈有关改进意见和建议的《意见征求函》，中心每天有专人收集，及时向中心主任或分管主任汇报，对于每份有特殊意见的《意见征求函》中心主任都认真阅读签署意见，并得以及时处理；每月底中心内审室将全月收集来的《意见征求函》进行汇总，写出书面分析报告报中心主任审示并在中心传阅，让中心全体工作人员及时了解有关意见，引起大家重视，相互督促并改进。如：“南京苏贸达科技有限公司”对投标文件没有填写交货期而被拒绝一事表示有疑意，收到意见后分管主任立即与供应商进行沟通，使双方达成共识；又如，南京体院反映个别供应商供货不及时，得知后，中心立即跟相关供应商取得联系，要求他们要严格按照采购合同的规定来履行，并对没有按时交货的行为给予警告。供应商和采购人对我们中心针对他们反映的问题比较重视并能及时处理的工作作风表示满意。

    2、特殊意见重点处理。
    （1）2003年10月16日下午，采购中心就采购人和供应商意见提得比较多几个方面，由中心副主任尹存月主持召开了政府采购工作专题座谈会，参加座谈会的有财政厅采购管理处、结算中心代表、管理局监察室代表、行风监督员代表、采购人代表、供应商代表、我中心法律顾问和省公证处代表等。中心组织这次会议的主要目的是倾听来自于采购人、供应商及监管部门等多方面的意见，找出工作中存在的问题和差距，与会代表提出了不少中肯的意见。会后将这些都形成会议纪要，中心领导阅后，批示中心各部、室结合实际工作认真学习，以完善各项工作。

    （2）2003年11月结合《中国财经报》关于采购效率的专题讨论，采购中心对省经贸委、省机关工委和省台办在意见表中反映采购周期较长的几个项目，中心主任指示中心内审室对此进行专题调查，全面分析。要求从采购人申报计划到合同履行完毕，搞清每个环节所需时间，查出原因所在，并形成《关于部分项目采购周期偏长的调查报告》。

    （3）对于南京八达宏基公司SJC200312487采购项目投标过程中有供应商恶意出低价一事，根据主任批示，中心内审室分别与相关供应商进行调查核实，并形成《关于SJC200312487计算机及外设项目质疑的调查情况报告》。对于反映采购业务方面的意见及时与业务部进行沟通，使他们尽快了解，便于改进。去年一年对提出具体意见的采购人和供应商上门走访或电话回访达20家次，并做记录。对于合理意见和建议我中心都能虚心接受、认真研究、及时纠正，并结合我中心政府采购程序制订出相适应的工作规范。从而使我中心的采购过程不断完善，采购程序不断规范。

    三、体会
    1、中心领导根据实际需要设计《政府采购意见征求函》，这种首创做法得到广大采购人和供应商的认可。通过反馈的《意见征求函》可以看出，广大采购人和供应商对我们采购中心的工作是非常关心、积极支持的，他们中肯的给我们的政府采购工作提出了许多宝贵意见。由衷地向他们表示感谢！从众多反馈上来的表扬意见中，也充分证明我们采购中心全体工作人员的辛勤劳动得到他们的认可。

    2、我中心积极认真地对待每一份提出改进意见的《意见征求函》的态度和极其重视他们所提意见的举动，赢得了广大采购人和供应商对我中心的信赖。2003年我中心政府采购工作成绩非常显著，我们不仅顺利完成全年的采购任务，而且成功地完成了几个大的采购项目的招标工作。特别是省人寿保险公司的“人寿广场智能化工程项目”，他们是主动要求我们采购中心来进行这个项目的招标。这说明我们规范的采购程序，热情的服务态度，公开、公平、公正的招标过程吸引了他们。也为我们赢得了荣誉。

    3、经过一年来的实践，也发现一些问题。比如：
    （1）我们发出去的《意见征求函》不能完全收回，特别是采购单位的返回率不高；（2）对《意见征求函》的意义和作用宣传不够。

    四、建议
    1、对于公开招标和询价采购项目的《意见征求函》，可以在开标现场向所有到场的供应商发放，这样比较方便。采购人的《意见征求函》，可以和中标通知书一同寄出。

    2、意见征求方式在继续发放《意见征求函》同时可以多样化：
    （1）尽快完善网上BBS讨论版，让当事人公开在网上发表意见；
    （2）定项、定期上门走访。对于采购标的比较大，采购项目比较多的采购单位，可以采取上门征求意见，跟他们进行零距离沟通，以达到最佳效果；
    （3）召开多种方式、对象座谈会。

    3、继续完善定期反馈意见进行分析制度，对专题问题进行调查研究，每一个项目提交调研报告。发现问题，分析问题并提出解决问题的意见。

    总之，我们将一如既往通过《意见征求函》这座友谊之桥与广大采购人和供应商进行沟通与交流。共同努力，为把我省的政府采购工作做好做大。

江苏省省级行政机关政府采购中心
二00四年元月八日